Anwendungsbereich des Verfahrens
Der Schutz und Respekt jedes Menschen sowie der Umwelt haben für die SICK AG höchste Priorität und sind unabdingbarer Teil unserer Unternehmensverantwortung. Die Einhaltung der Sorgfaltspflichten aus dem LkSG ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Allerdings kann das Fehlverhalten Einzelner trotz unseres Compliance Managements nicht ausgeschlossen werden.
Die SICK AG hat ein Beschwerdeverfahren gemäß § 8 LkSG eingerichtet. Dieses Verfahren ermöglicht Personen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der SICK AG im eigenen Geschäftsbereich (einschließlich ihrer Konzernunternehmen) oder eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers entstanden sind.
Das Beschwerdeverfahren ist für alle potenziellen Beteiligten innerhalb und außerhalb des eigenen Geschäftsbereichs zugänglich, etwa Mitarbeitern der SICK AG und ihrer Konzernunternehmen oder Mitarbeitern von unmittelbaren und mittelbaren Zulieferern der SICK AG und ihrer Konzernunternehmen. Hinweise können nicht nur direkt betroffene Personen abgeben, sondern auch sonstige Dritte, zum Beispiel in Vertretung von direkt betroffenen Personen.
Zuständigkeit für das Beschwerdeverfahren bei der SICK AG
Zuständig für die Durchführung des Beschwerdeverfahrens ist der Menschenrechtsbeauftragte der SICK AG gemäß § 4 Abs. 3 Satz 1 LkSG (Beschwerdestelle). Der Menschenrechtsbeauftragte ist der Chief Compliance Officer der SICK AG. Er wird bei der Bearbeitung der Beschwerdeverfahren durch ein Team von Fallbearbeitern unterstützt (Compliance Team).
Meldekanäle für Hinweise
Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten können namentlich oder unter Wahrung der Anonymität über die SICK Integrity Line der SICK AG gemeldet werden. Bei der SICK Integrity Line handelt es sich um eine webbasierte Plattform, über die auch Hinweise auf sonstiges Fehlverhalten gemeldet werden können, das unser Unternehmen oder eine SICK Konzerngesellschaft oder das Wohlergehen von SICK Mitarbeitern und dritten Personen betrifft.
Die Kommunikation über die SICK Integrity Line ist vertraulich und geschützt. Die inhaltliche Bearbeitung der Meldungen erfolgt durch das Compliance Team. Die SICK Integrity Line ist in vielen Sprachen rund um die Uhr verfügbar.
Die Meldungen an die SICK Integrity Line können über folgende Webseite erfolgen: https://sickag.integrityline.com
In den USA und Kanada können vertrauliche und geschützte Hinweise und Beschwerden an die SICK Integrity Line auch telefonisch abgegeben werden. Hierfür stehen folgende länderspezifische Telefonnummern zur Verfügung:
Kanada: +1 866 204 1940 - Bitte geben Sie folgenden Identifizierungscode ein: 11477
USA: +1 833 211 3671 - Bitte geben Sie folgenden Identifizierungscode ein: 11477
Entsprechende Hinweise und Beschwerden können auch wie folgt an das Compliance Team gerichtet werden:
E-Mail: compliance@sick.de
Telefon: +49 (0)7681-202-3276
Post:
SICK AG
Compliance / LGC
Erwin-Sick-Str. 1
79183 Waldkirch Germany
Sie können außerdem persönlich beim Menschenrechtsbeauftragten vorgebracht werden (Terminvereinbarung bitte über vorgenannte Meldekanäle).
Ablauf des Beschwerdeverfahrens
Wenn ein Hinweis über die oben genannten Meldekanäle eingeht, wird der Eingang des Hinweises dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen bestätigt. Die Beschwerdestelle prüft, ob menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken vorliegen oder ob menschenrechtsbezogene oder umweltbezogene Pflichten verletzt wurden. Die Beschwerdestelle prüft zudem, ob ein sonstiges Fehlverhalten vorliegt, etwa ein Verstoß gegen Gesetze oder interne Vorgaben. Falls sinnvoll oder erforderlich, wird die Beschwerdestelle mit dem Hinweisgeber den Inhalt der Beschwerde und den zugrundeliegenden Sachverhalt erörtern.
Die Beschwerdestelle geht im Rahmen einer internen Untersuchung dem Hinweis unter Beachtung der anwendbaren Gesetze und interner Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nach. Die Untersuchung soll zügig und ohne größere Unterbrechungen durchgeführt werden. Der Hinweisgeber kann sich jederzeit bei der Beschwerdestelle über den Sachstand informieren und erhält spätestens drei Monate nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung zur Untersuchung und zu etwaigen Folgemaßnahmen. Bei der Rückmeldung sind die Rechte von Betroffenen zu wahren. Spätestens nach Abschluss der Untersuchung wird der Hinweisgeber im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet. Untersuchungen im Rahmen des Beschwerdeverfahrens sollen innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens abgeschlossen werden. Wir streben an, eine Untersuchung innerhalb von sechs Monaten abzuschließen.
Die von der SICK AG mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betraute Beschwerdestelle gewährleistet ein unparteiisches Verfahren, denn der Menschenrechtsbeauftragte der SICK AG ist unabhängig und an Weisungen nicht gebunden. Dies gilt auch für alle Mitglieder des Compliance Teams, die mit einer Untersuchung eines Hinweises beauftragt sind. Zudem sind der Menschenrechtsbeauftragte und alle Mitglieder des Compliance Teams zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Sämtliche Aktivitäten im Rahmen des Beschwerdeverfahrens werden in Übereinstimmung mit den anwendbaren Gesetzen durchgeführt. Allen Hinweisen wird objektiv, verlässlich und mit der notwendigen Sorgfalt nachgegangen. Personen, die von einer Untersuchung betroffen sind, müssen fair und respektvoll behandelt werden. Dies gilt insbesondere bei Befragungen und anderen persönlichen Kontakten. Vorverurteilungen und voreingenommene Handlungen müssen gänzlich vermieden werden. Für Betroffene von internen Untersuchungen gilt zunächst die Unschuldsvermutung.
Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts obliegt der Beschwerdestelle. Die Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Beseitigung und Verhinderung von Fehlverhalten im eigenen Geschäftsbereich der SICK AG (einschließlich ihrer Konzernunternehmen) oder bei unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferern erfolgt durch das Unternehmen. Maßnahmen können beispielsweise angemessene zivilrechtliche oder arbeitsrechtliche Schritte oder die Einschaltung einer Behörde sein. Auch können Änderungen von Arbeits- und Geschäftsprozessen sowie von Organisations- und Verhaltensvorschriften in Betracht kommen.
Schutz der Hinweisgeber vor Benachteiligung und Bestrafung
Der Menschenrechtsbeauftragte und die Mitglieder des Compliance Teams sind verpflichtet, die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern und Dritten, die in der Meldung eines Hinweisgebers erwähnt werden, bestmöglich zu schützen.
Die mit der Untersuchung der Hinweise beauftragten Mitglieder des Compliance Teams sowie alle sonst damit befassten Mitarbeiter sind zur Wahrung der strengsten Vertraulichkeit verpflichtet. Soweit es erforderlich ist, externe Experten hinzuzuziehen, müssen diese dem Berufsgeheimnis unterliegen oder sich vertraglich zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichten.
Die SICK AG toleriert keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber, die in gutem Glauben ihre Bedenken äußern. Benachteiligungen und Bestrafungen solcher Hinweisgeber sind untersagt. Bei Hinweisen auf Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Hinweisgebern sind die Mitglieder des Compliance Teams verpflichtet, unverzüglich den Menschenrechtsbeauftragten einzuschalten. Dieser wird die Unternehmensleitung informieren und geeignete Maßnahmen vorschlagen.
Das Hinweisgebersystem darf allerdings nicht für falsche Anschuldigungen verwendet werden.
Datenschutz
Grundsätzlich sind Meldungen von Hinweisgebern – soweit rechtlich zulässig – ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Hinweisgeber können jedoch im Rahmen des Beschwerdeprozesses freiwillig personenbezogene Daten bekanntgeben, insbesondere Angaben zu ihrer Identität, Vor- und Nachname, Land des Wohnsitzes, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird dabei sichergestellt.
Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft, wenn das Unternehmen mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer rechnen muss, etwa durch die Einführung neuer Produkte, Projekte oder eines neuen Geschäftsfeldes. Diese Verfahrensordnung tritt ab dem 1. Januar 2023 in Kraft.
Waldkirch, 19. Dezember 2022
SICK AG
Der Vorstand
Dr. Mats Gökstorp (Vorsitzender), Feng Jiao, Ulrike Kahle-Roth, Nicole Kurek, Dr. Niels Syassen, Markus Vatter, Dr. Tosja Zywietz